En estos días, gestorías y despachos profesionales viven jornadas frenéticas tramitando declaraciones de la renta de los clientes. Llamadas entrantes, correos por aquí, comunicaciones por allá, facturas que faltan… Un caos que se suele repetir cada mes de junio a menos que se implanten soluciones eficientes y se lleven a cabo medidas que cambien definitivamente el modelo de organización de este tipo de negocios.
Lo cierto es que la desorganización, presente en todas las épocas del año en mayor o menor medida, tiene solución con una herramienta muy poderosa. Un ERP para despachos profesionales es la llave maestra que abre todas las puertas de gestión de uno de estos negocios y mejora el rendimiento de las organizaciones.
Beneficios de un ERP para despachos profesionales
La principal optimización de un sistema ERP para despachos llega en forma de centralizar la información de clientes y contactos. Cada proyecto en el que se trabaja contiene los datos más relevantes para obtener una gestión integral sin pérdidas de información. Cada interacción aparece en el momento de su ejecución, incluyendo llamadas, correos electrónicos y reuniones mantenidas con el cliente. Adiós a las montañas de mails, tickets y facturas y lo que es más importante, adiós a las pérdidas de tiempo que conlleva la organización de todo este papeleo.
El tiempo verdaderamente productivo se dedica a las personas y a los clientes, principal razón de ser cualquier negocio. La asesoría de calidad renace con la incorporación de un ERP para despachos y gestorías. La eficiencia pasa a primer término con la adopción de una de estas herramientas.
La tecnología, concretamente este tipo de soluciones, se ha convertido a una de las grandes aliadas para las compañías y el valor añadido que pueden ofrecer a los clientes. No en vano, la mejora que aporta es la palanca que atrae y fideliza a las carteras y a los propios empleados de los despachos.
Estos profesionales son capaces de gestionar cualquier caso desde cualquier lugar por las facilidades que implica la nube. Compartir documentos y trabajar desde cualquier ubicación para resolver problemas de facturación o con la declaración de la renta es posible y seguro gracias a los ERP para despachos.
La automatización en las finanzas y la contabilidad
Contar con programas de gestión para asesorías se ha convertido, dada la gran información que se debe manejar en cuestiones de finanzas y contabilidad, en una clara necesidad. Además de tener todos los datos relevantes de un proyecto en un mismo lugar, la automatización permite dar un más en la agilidad de los procesos de facturación, contabilidad y fiscalidad, tan críticos para las empresas.
Los errores humanos, habituales con los métodos tradicionales, se reducen y la tranquilidad de los clientes está garantizada ante un posible baile de números en un documento que haya que entregar a la Administración. Los ERP para despachos más desarrollados permiten importar facturas y asientos desde diferentes formatos, incluido Excel.
Los flujos de trabajo personalizables permiten configurar procesos estándar para tareas comunes, como la gestión de impuestos o la preparación de informes financieros. Además, el sistema ERP puede enviar recordatorios y alertas automáticas para fechas límite, citas y vencimientos importantes, asegurando que nada se pase por alto.
Tranquilidad en el cumplimiento normativo
Con todo planificado y los documentos almacenados para una fácil localización, clientes y gestorías tienen la garantía de tenerlo todo atada para cumplir con las normativas fiscales. Un EPR debe incluir herramientas para asegurar que todas las actividades cumplan con la legislación vigente. Además, debe facilitar la realización de auditorías internas para identificar y mitigar riesgos.
Y si cambian o se añaden normas, muy frecuente en todo lo que tenga que ver con la política fiscal, no hay problema. Y es que otra de las capacidades de un ERP para despachos es su flexibilidad para actualizarse. Los técnicos de soporte pueden introducir nuevas funcionalidades y mejoras, lo cual es vital para mantener el ERP en óptimas condiciones. Es un software vivo y dinámico.
Otra de las opciones que se pueden implementar a nivel técnico son las integraciones con otros sistemas. Un buen ERP para despachos tiene la capacidad de integrarse con otras aplicaciones y herramientas, como software de contabilidad, CRM y plataformas de comunicación, lo cual es un punto esencial. Una API abierta facilita la integración y personalización del sistema según las necesidades específicas del despacho o gestoría.
Implementación y facilidad de uso
Ahora bien, ¿es sencillo implementar un ERP en un despacho? Depende siempre de las necesidades de cada organización, las funciones que se quieran añadir o el volumen de información y clientes que se tenga. Asimismo, cada proceso de instalación puede variar en función del proveedor elegido.
La clave está en adaptar la herramienta a cada negocio y contar con una solución que además de contar con los atributos anteriormente mencionados, también sea amigable en el uso. La interfaz debe ser sencilla y accesible para facilitar la tarea de los profesionales.
Con un ERP bien implementado, los despachos y gestorías pueden mejorar significativamente su eficiencia y productividad, proporcionando un mejor servicio a sus clientes y asegurando el éxito a largo plazo. Así el caos de estos meses se vuelve organizado.
