El trabajo inteligente o “Smart Working” es un concepto fácil de decir, pero no tanto de llevar a cabo. Nunca antes se había escrito y hablado tanto de ello.
Con la situación que atraviesa ahora España, y las diversas medidas tomadas por el Gobierno y las administraciones, el Smart Working ha ganado por primera vez en popularidad a la IA, el IoT y todas las tecnologías de TI más «de moda».
Durante toda la duración del estado de emergencia, los empresarios podrán optar por el Smart Working y en el PA incluso es obligatorio. A comienzos de año en España tan solo un 4,3% de los trabajadores ejercían su labor desde casa, un número que ha aumentado de manera exponencial, y se espera que lo siga haciendo en los próximos días, debido a las medidas gubernamentales.
El Smart Working nunca había sido un tema candente en España. Sin embargo, al igual que otras iniciativas empresariales basadas en TI, tiene impactos disruptivos que van mucho más allá de las ganancias de eficiencia en la empresa y afectan a la organización de los procesos, la esfera social y la sostenibilidad. Y es un raro caso de una «situación en la que todos ganan», lo que garantiza beneficios no solo para las principales partes involucradas, la empresa y los trabajadores, sino también para el medio ambiente.
De hecho, las empresas logran mejoras en la productividad y disminuyen el absentismo y los costes de los espacios físicos. El trabajador reduce los tiempos y costes de transferencia, mejora el equilibrio trabajo-vida y aumenta las motivaciones, con aumentos de productividad. En España un 25% de las empresas ha comunicado que estaría dispuesto a implantar el teletrabajo para sus trabajadores.
Otro de los beneficios es para el medio ambiente influyendo directamente en la reducción del tráfico y las emisiones de CO2. Con todo esto, y tal y como estamos viendo en estos días, para muchas empresas existe el beneficio incomparable de poder continuar con las actividades, en lugar de verse obligados a cerrar o a despedir.
El Smart Working es también cultura corporativa
Sin embargo, al igual que con todas las revoluciones habilitadas por la tecnología, para garantizar todos estos beneficios, se necesita invertir en opciones costosas, que si no se manejan bien aumentan los costes mucho más allá de las ventajas. No solo hablamos de tecnologías, sino también de las condiciones límite. De hecho, Smart Working no es solo «trabajar desde casa», requiere cambiar la cultura corporativa mediante la introducción de flexibilidad de horarios y lugares de trabajo, la autonomía, la delegación y el empoderamiento de las personas.
Hace unos años, en algunos países de Europa, trataron de promover el teletrabajo, un «predecesor» de Smart Working, que fracasó precisamente porque se basaba en una réplica del lugar de trabajo en el hogar, sin afectar la estructura organizacional y la cultura corporativa.
Es por eso que Smart Working nos ayuda a prepararnos para situaciones como las que nos exige la actualidad. Organizar una videoconferencia, compartir archivos y documentos, crear un grupo de discusión virtual y, sobre todo, poner a disposición una conexión rápida y segura, a prueba de piratas informáticos y una plataforma de comunicaciones y colaboración unificadas (UCC) tanto como sea posible «Universal», porque los clientes y socios pueden usar soluciones de comunicación muy diferentes.
En resumen, para beneficiarse plenamente de Smart Working, es necesario haber creado una «cultura» alrededor, pero el primer requisito previo es una base sólida de tecnologías para garantizar al personal un acceso seguro y remoto.
Obviamente, el primero de los pilares tecnológicos para el «acceso remoto seguro» es Internet: cada trabajador inteligente debe tener una conexión que siempre garantice el ancho de banda necesario para soportar las aplicaciones comerciales que utiliza a diario, cada uno en correspondencia con las necesidades de su trabajo.
«Se pueden implementar servicios de Internet dedicados y totalmente administrados para conectar ubicaciones de forma remota, acceder a Internet y servicios de redes en la nube, mejorar la colaboración diaria entre los empleados y con los clientes y proveedores», dice David García Reus, Director de operaciones de GTT Communications para España, un operador de red global entre los 5 mejores del mundo.
Por lo tanto, la red detrás de los servicios de Internet debe garantizar que el tráfico llegue a su destino de la manera más rápida y eficiente posible, y que siempre tenga la ruta más directa a las aplicaciones, sistemas y sitios web comerciales que son importantes para el trabajador. Nuestra visión es que hoy en día es cada vez más necesario tener un acceso a Internet seguro y de calidad, para aprovechar todos los servicios de aplicaciones disponibles en la red en cualquier parte del mundo, y esto solo puede garantizarlo un verdadero proveedor global».
Las empresas que han comenzado con iniciativas serias en este campo durante algún tiempo son las que sufrirán las menores repercusiones en estos días.
Además, el trabajador inteligente debe estar equipado con los dispositivos necesarios. Estos dispositivos van desde que smartphones, ordenadores portátiles, auriculares profesionales a cámaras de video.
VPN, clave para el Smart Working
Por último, el componente clave de cualquier proyecto de Smart Working es una VPN (Red Privada Virtual) con sistema de gestión de acceso que crea una conexión encriptada y, por lo tanto, segura, entre el dispositivo Smart Worker y las aplicaciones que debe usar en la información corporativa del sistema o en entornos de nube pública, estén donde estén.
Una vez que se han construido las bases para un acceso remoto seguro, los trabajadores pueden usar las aplicaciones corporativas como si estuvieran en la oficina.
La situación actual ha llevado a muchos españoles a trabajar desde casa por primera vez. Las empresas han de estar a la altura y aprovechar la coyuntura para crear un nuevo entorno de trabajo inteligente, más cómodo e inmersivo, que haga que la falta de interacción social se sienta lo menos posible y esto se puede lograr gracias a la tecnología.
