La consultora BTS ha impartido su segundo seminario, bajo el formato webinar, sobre el desafío que supone trabajar y liderar equipos de forma virtual. En primer lugar, se abordó la realidad de la situación actual y a qué se enfrentan las personas ante un nuevo ambiente de trabajo.
Aspectos clave a tener en cuenta son contar con herramientas tecnológicas para desarrollar la actividad, disponer de un espacio físico adecuado y separar la vida personal del trabajo. Por lo que respecta al comportamiento personal, es muy importante mantener la motivación y la productividad, a pesar del aislamiento al que se ve sometido el empleado. En este contexto aparecen cuatro desafíos en la gestión de equipos virtuales que el líder debe afrontar.
Primordial en equipos virtuales: tecnología
Es primordial que los empleados tengan suficiente conocimiento de las herramientas que se van a utilizar. De esa forma es más fácil aprovechar la tecnología. La segunda recomendación es utilizar cada herramienta para un propósito, intentar no ser redundantes, facilitar el desarrollo eficaz de su trabajo y mantener su productividad, como si estuviera en su habitual puesto de trabajo.
Según Ignacio Mazo, Director de la Práctica de Liderazgo y Management de BTS, “según los últimos estudios, para que la productividad de un trabajador virtual sea mayor con respecto a uno que realiza su actividad en una oficina, debe usarse la tecnología apropiadamente, equilibrando el trabajo individual y el trabajo en equipo, ya que cuando las personas se conectan de forma síncrona se promueve la confianza y la colaboración, lo que favorece la innovación”.
Comunicación
La comunicación es clave, pero también el principal desafío. Para que funcione es necesario acordar qué, cuándo y cuál será el canal de contacto con el equipo; hay que aprovechar bien el tiempo enviando lecturas o tareas previas, no deteniéndose en temas accesorios y respetando el tiempo previsto. Finalmente hay que estimular la presencia y la participación a través de la regla de los cinco minutos: “nunca pases más de 5 minutos sin involucrar al grupo en una discusión o en la resolución un problema”.
Interacción Social
Para mantener la interacción es necesario trabajar de forma conjunta, teniendo en cuenta los escenarios de ámbito familiar, así como las rutinas según la situación de cada uno (tecnología, hijos pequeños o personas dependientes, situación de la pareja, etc.).
Además, alinear respecto a los procesos de comunicación reuniones, instrucciones, aprobaciones, etc. En este punto conviene establecer los medios para estas comunicaciones, teléfono, correo electrónico, otras herramientas colaborativas, vídeo conferencias e incluso horarios o momentos de referencia.
Preferentes
Hay que respetar y separar el tiempo de trabajo, del tiempo de no trabajo, con mayor cuidado que en una situación no virtual.
“Para conseguir la efectividad del equipo es fundamental establecer mecanismos para reflexionar y compartir lo que funciona, por ejemplo, a través de un café virtual semanal. También estar al tanto de cómo está la carga de trabajo de cada miembro del equipo en este nuevo escenario, para tratar de equilibrarla, y ser especialmente cuidadoso con el reconocimiento de los logros y de las aportaciones que cada uno esté haciendo”,afirma Nuria Sanz, Directora en BTS.
Conciencia
Es muy importante conectar con uno mismo, pero definiendo límites claros. Ya no es un día típico en la oficina en el que se ve a los hijos cuando se les lleva al colegio por la mañana y el resto del día son reuniones con los compañeros de trabajo, entrevistas con clientes o comida con un proveedor. A día de hoy, en la mayoría de los empleados virtuales la secuencia es familia, trabajo, familia, trabajo,… ante esto, es fundamental empatizar con el equipo.
Ignacio Mazo finalizó el seminario indicando: “estamos en un escenario en el que muchos equipos se han convertido forzosamente en equipos virtuales. Seguramente para muchos supervisores, jefes y directivos será la primera vez que se enfrentan a este reto y habrá que ir aprendiendo sobre la marcha. El consejo es pensar si el equipo está suficientemente alineado, sabe lo que tiene que hacer y cómo hacerlo, y si el nivel de compromiso es apropiado, porque se están considerando las circunstancias y las dificultades propias del momento”.