Los equipos financieros estamos acostumbrados a que el control forme parte de nuestro trabajo. Hay controles en torno a los procesos financieros, control del presupuesto, control de costes… y la lista continúa. Pero, ¿qué significa realmente control?
En la mayoría de los casos, significa que el Director Financiero tiene el control de todos los asuntos financieros de toda la empresa. Que todo esto recaiga en una sola persona, admitámoslo es bastante desalentador, y si no conseguimos el equilibrio adecuado, podemos alargar los procesos, ahogar la toma de decisiones y mermar la confianza. Por eso, permitir a los empleados que hagan todo, desde efectuar pagos y reembolsos, con la gobernanza adecuada, es una solución más sostenible.
Para los equipos financieros actuales, deberíamos considerar la posibilidad de contar con un marco de control distribuido. Al hacerlo, no solo aumentamos nuestra supervisión financiera, sino que podemos hacernos cada vez más resistentes a un futuro impredecible con preparación, agilidad y tranquilidad.
¿Por qué cambiar ahora?
Para los directivos de las empresas modernas, la difícil coyuntura económica ha dado paso a una nueva era de trabajo en la que las empresas buscan ser más ágiles que nunca. Y es que, según McKinsey & Co, un mayor nivel de agilidad puede traducirse en un aumento del 30% de la eficiencia, la satisfacción del cliente, el compromiso de los empleados y el rendimiento. Esto es especialmente relevante para las pymes, para las que «hacer más con menos» se ha convertido en su mantra, con una plantilla y un presupuesto limitados.
En un momento en que los equipos se esfuerzan por ser lo más ágiles posible, delegar partes de la función financiera permite a los equipos autonomía, creatividad e iniciativa para aportar ideas innovadoras a la empresa y liberar tiempo de gestión para centrarse en los planes estratégicos.
Es más, con un plus de confianza y responsabilidad, los empleados dejan de sentirse infravalorados y que no tienen oportunidades para demostrar su verdadero potencial. En este sentido, un estudio de Harvard Business Review muestra cómo los empleados de empresas con un alto nivel de confianza aportan un 106% más de energía y un 50% más de productividad y experimentan un 74% menos de estrés en comparación con los de empresas con un bajo nivel de confianza.
A continuación, algunas ideas de cómo los líderes con visión de futuro pueden redefinir el concepto control para adaptarse a una nueva era empresarial:
El control debe comunicarse
Un ingrediente clave para el control es la transparencia, especialmente en las políticas de gastos. Los equipos de todos los departamentos y entidades deben tener muy claro cuáles son sus procesos y políticas. En cambio, demasiadas empresas confían en explicar las limitaciones o la burocracia en torno al gasto durante los procesos de aprobaciones y esto no sólo supone una enorme pérdida de tiempo para los equipos financieros, sino que puede dar lugar a gastos excesivos y a empleados muy molestos cuando las políticas no son claras. Si las expectativas y las normas de gasto son claras, el equipo siempre estará informado y se sentirá seguro de comprar lo que necesita para el trabajo, lo que reducirá la probabilidad de que tengan que pagar de su bolsillo.
Las empresas deben establecer políticas desde el principio, pero hay que tener cuidado de no caer en la trampa de adoptar un enfoque único. El presupuesto de cada departamento puede variar enormemente en función de sus necesidades de gasto, y solo una política a medida que defina claramente las expectativas y limitaciones mantendrá a todos alineados y aportará tranquilidad a la empresa en su conjunto.
El control debe ser accesible
Cualquier empresa con visión de futuro que se encuentre en pleno proceso de transformación digital debería aprender de sus datos. Cuando se introducen los datos adecuados en herramientas y software de gasto modernos, se obtiene una enorme cantidad de información, y los responsables financieros deberían utilizarla para identificar hábitos que ayuden a redefinir y establecer presupuestos. Y lo que es más, esto puede abrir la puerta al análisis predictivo, que puede suponer un verdadero cambio de juego a la hora de exponer riesgos y oportunidades que de otro modo podrían pasarse por alto. Pero para que esto funcione, hay que hacer un esfuerzo previo para garantizar que la infraestructura de datos sea sólida y los datos precisos, de modo que los equipos confíen en los resultados.
Cómo las empresas pueden navegar con control
Definir y navegar por lo que realmente significa tener visión de futuro en el trabajo es una evolución continua. Pero los directivos financieros con visión de futuro deben reconocer que el control no tiene por qué ser algo restrictivo; de hecho, debería ser todo lo contrario.
El control es una parte necesaria del trabajo y una forma de que las empresas logren preparación, agilidad y tranquilidad. Sin embargo, limitar el control a unos pocos no ayudará a los equipos financieros: la distribución es la respuesta. Combinarlo con una política de gastos clara, informes de gastos en tiempo real y procesos que funcionen para todos, y los equipo estarán dotados de una nueva forma de trabajar que puede dar sentido a un futuro incierto.
