Dadas las ventajas que aportan las reuniones virtuales, cada vez será más extraño que se produzcan las clásicas reuniones de directivos para cerrar acuerdos. Teams, Zoom y otras herramientas similares han llegado para quedarse y se han impuesto a la hora de gestionar equipos y reunir a miembros de un proyecto u organización.
Una investigación de Gartner pone cifras a este cambio de tendencia motivado por la pandemia y el teletrabajo. Si en 2019 el 63% de las reuniones eran presenciales, ahora en 2021 la cifra se ha reducido al 33%. Se prevé que el porcentaje siga bajando hasta alcanzar un tímido 25% en 2024.
La validez del voto en las reuniones virtuales (consejos, asambleas…)
Esta creciente actividad plantea un modelo de trabajo en el que se puede hacer de todo, pero ¿tiene validez jurídica una votación que se haga, por ejemplo en un consejo de administración? Sí, pero lo cierto es que no todas las herramientas disponen de este servicio añadido.
Una de las que pueden proporcionarlo es Councilbox, firma gallega especializada en facilitar procesos telemáticos con plena validez jurídica. Councilbox no solo facilita la digitalización de cualquier reunión o proceso, sino que garantiza la plena validez juridíca de los mismos gracias a su sistema único de trazabilidad de evidencias en blockchain.
El producto que comercializa esta compañía está pensado para reuniones virtuales del tipo asambleas o societarias que hasta este momento tenían que se obligatoriamente presenciales para que existiera validez jurídica en las tomas de decisiones.
“Councilbox es muy versátil, adaptándose a cualquier tipo de empresa e institución. Sea cual sea la legislación o los requisitos jurídicos, trabajamos para ofrecer una solución personalizada a cada organización, acompañándola en el proceso para que sus reuniones telemáticas sean sencillas de organizar y jurídicamente válidas”
Javier Polo, CEO de la firma gallega.
Ventajas de Councilbox y las reuniones virtuales
Con esta añadido, las reuniones virtuales seguirán ganando terreno a las presenciales, debido a las diversas ventajas que ofrece este sistema. Estos son sus 5 principales beneficios:
- Menos costes. Es evidente que una plataforma de videoconferencia ahorra costes en desplazamientos y viajes. Con el respaldo legal que requieren muchas reuniones, las organizaciones podrán prescindir de muchos viajes que, en ocasiones, solo tienen como objetivo la asistencia a una junta de accionistas.
- Más productividad. Councilbox permite gestionar el encuentro de forma integral desde el punto de vista administrativo de principio a fin. Desde la convocatoria hasta la aprobación de actas quedan registradas en la plataforma, ahorrando hasta un 80% del tiempo que habitualmente se emplea en preparar estas reuniones, minimizando los posibles errores en la junta a través la simplificación de los procesos de convocatoria y celebración.
- Un plus en sostenibilidad. Menos desplazamientos, menos papel, etc. Los recursos que ahora dejan de usarse en las reuniones virtuales ayudan a cuidar el medio ambiente. De esta forma, las empresas reducen sus emisiones con el mínimo esfuerzo.
- Transparencia corporativa. El Blockchain y la trazabilidad en la toma de decisiones hace que las reuniones virtuales sean del todo transparentes con Councilbox. En estos actos se garantiza la firma y custodia legal a todos los procesos y celebraciones de una organización, sea en empresas privadas como administraciones públicas.
- Eliminación de riesgos. La información con esta plataforma no puede ser manipulada gracias a su tecnología integrada. Llegado el caso de que alguien impugne una junta, la plataforma de Councilbox es capaz de demostrar que todo ha ocurrido tal y como ha sucedido.