El principio de Prudencia es uno de los principios más importantes de contabilidad en los que una empresa debe basarse para iniciar su actividad, para evolucionar, y para no cometer errores de importancia. Básicamente, este principio nos insta a hacer un registro de los ingresos en los asientos contables en el momento en el que conozcamos su efectuación. Lo mismo haremos con los gastos.
Cuando se estudia el Plan General Contable de una empresa hay 6 principios básicos:
- Devengo.
- Uniformidad.
- Prudencia.
- No compensación.
- Importancia relativa.
- Empresa en funcionamiento.
El principio de Prudencia ocupa la tercera posición en este listado de principios y, aunque realmente no está ordenado según la importancia, es innegable que resulta clave para que una empresa funcione. Aquí vamos a estudiar cómo funciona, pero antes…
¿Qué es exactamente el Principio de Prudencia?
El Principio de Prudencia establece que las empresas deben tener constancia de las transacciones en el momento en el que sepan que son favorables (ganancias) y que hayan concluido tal y como cabría esperarse.
También insta a registrar los gastos o perdidas tan pronto como se conozcan.
Lo cierto es que no es una recomendación, sino una obligación. Ayuda a las empresas de 2 maneras:
- Impide que se puedan registrar ingresos futuros o gastos que todavía no han ocurrido. Esto podría llegar a descuadrar las cuentas, si estas transacciones nunca llegan a efectuarse.
- También ayuda a que las empresas puedan anticiparse a lo que va a ocurrir, a que tengan una cierta prevención ante gastos o pérdidas que se puedan producir en el futuro. Con independencia de la fecha de pago, en el libro contable deben registrarse los gastos o pérdidas desde que se tenga conocimiento de los mismos. También da previsión a la empresa si las ganancias han subido lo suficiente como para gestionar nuevas inversiones.
Entender el concepto de prudencia es crucial para poder aplicar correctamente dicho principio. Según la RAE, esta es definida como templanza, cautela, moderación, sensatez y buen juicio. La prudencia tiene que estar presente en todo momento mientras se gestiona una empresa, sobre todo en las situaciones más complicadas.
Esto nos indica que no tenemos que asumir un beneficio superior al real, como puede ser contando unos ingresos que todavía no se han llevado a cabo, u olvidando registrar unos gastos que ya sabemos.
La prudencia está muy ligada a la anticipación: la entidad podrá posicionarse en el peor de las situaciones y corregir el rumbo para evitar que se termine haciendo realidad. Vale la pena que anticipemos las pérdidas, y que luego las corrijamos si no se terminan produciendo, que anticipar los beneficios y tener que corregirlos para declarar pérdidas.
Otro de los objetivos del principio de Prudencia es construir un sistema verídico y homologable. El protocolo debe estar claro para todos aquellos que manejen la contabilidad, ya que así nos evitaremos confusiones que podrían afectar drásticamente a nuestro control.
Aplicaciones del Principio de Prudencia
Ahora que ya conocemos la teoría, vamos a pasar a la práctica. El Principio de Prudencia es muy importante para la empresa por dos razones:
- Contribuye a contabilizar ganancias: ya hemos visto que tan solo se llevará a cabo este cómputo cuando se hayan obtenido finalmente los ingresos. Este principio es algo contradictorio en relación con otro muy importante, que es el principio del devengo. El mismo establece que la obtención del beneficio no es el cobro en sí mismo, sino el hecho de que se haya producido una venta, ya sea aceptado una factura o estableciéndolo en un contrato.
- Evaluación de riesgos: tanto como si son riesgos, como diferentes obligaciones, la anotación de los riesgos se llevará a cabo en cuanto se conozcan.
Imaginemos que en nuestra empresa creamos una factura proforma en la que se detalla la venta de un determinado servicio o producto, pero todavía ni se ha hecho la venta, ni hay una factura o un contrato. En este caso, el ingreso no lo incluiríamos a la contabilidad de la empresa.
Ahora bien, vamos a suponer que tenemos consciencia de un gasto que tendremos que asumir ese mes, como puede ser comprar un determinado servicio. Dicho gasto se tendría que incluir en la contabilidad de inmediato.
¿Cuándo se considera que estamos abusando del principio de Prudencia?
Aunque pueda parecer positivo en todas las situaciones, todo en esta vida es malo si nos excedemos, y lo mismo pasa con el principio de Prudencia.
Algunas empresas usan el principio de forma incorrecta, como si fuese una especie de método para provisionar gastos que todavía no se hayan llevado a cabo, o para no declarar ingresos que se hayan conseguido.
Esto es una manera de interpretar de forma abusiva el principio, incluso se contradice con la manera de funcionar de otros principios del Plan General Contable (como ya hemos comentado, los límites con el principio del devengo son muy finos).
Los expertos aseguran que el principio de prudencia tan solo debería aplicarse dentro de las medidas de protección de la entidad, como una manera para protegerse ante la incertidumbre.
Conviene tener clara la prudencia mientras estamos valorando activos en el registro y es que es independiente de los resultados que se obtengan.
El principio parte de una idea clave: tan solo contabilizaremos al cierre de un ejercicio los beneficios que la empresa haya conseguido, y todos los riesgos.
Además, nunca se puede aplicar por sí solo, sino que tendremos en cuenta el resto de principios del plan contable. Así no implantaremos alguno de una manera que pueda estar en contradicción con otro.
Casi cada día cesan el negocio muchas empresas a lo largo de todo el mundo. Hay muchas posibles explicaciones y factores que lo explican, y en algunos de ellos no se tiene control. Sin embargo, con una correcta aplicación del principio de Incertidumbre, la empresa habría tenido una mejor capacidad de previsión y de reacción, lo que le habría permitido resistir en hasta las situaciones más complicadas.