Cuando una entidad se constituye, existe una serie de obligaciones que deben cumplir con las entidades correspondientes, y una de las más importantes es la creación de un registro o cuenta de pérdidas y ganancias.
Este requisito deben cumplirlo tanto las grandes empresas, como las PYMES, y hasta los autónomos.
En cualquier momento podemos recibir un requerimiento por parte del Registro Mercantil y tener que informar sobre ello a Hacienda.
La principal razón de este requerimiento se relaciona directamente con la tributación de impuestos, ya que es una forma de controlar que todo se ha llevado a cabo de la forma correcta.
A continuación, vamos a estudiar esta cuenta con todo detalle, para que conozcas su importancia.
¿Qué es la cuenta de pérdidas y ganancias y para qué se usa?
La cuenta de pérdidas y ganancias (denominada también cuenta de resultados) de una entidad es en realidad un registro que tiene por objetivo anotar todos los ingresos y los gastos que derivan del negocio.
Este detallado registro desglosa los ingresos y los gastos por bloques, para que se pueda identificar todo correctamente. Por ejemplo, en la cuenta podríamos encontrar los ingresos asociados a una determinada actividad, los gastos del personal, o las inversiones que se han llevado a cabo dentro de la empresa.
Es muy importante para la empresa, ya que permite ver el estado financiero en la que se encuentra. Es imprescindible para hacer un seguimiento y comprobar que todo está en buenas condiciones.
Si no lo está, tendremos un punto de partida para saber qué es lo que está fallando, y como actuar en consecuencia.
De la misma forma, la Administración podría mandarnos un requerimiento en cualquier momento para conocer algún dato sobre la cuenta de pérdidas y ganancias, y estaríamos obligados a entregarla.
Estructura de la cuenta de pérdida y ganancias
No podemos elaborar la cuenta de pérdidas y ganancias de cualquier manera, sino que existe una estructura que se debe seguir. Así no solo será fácil de interpretar por los responsables de la misma empresa, sino por cualquier tipo de entidad externa que la pueda requerir.
El formato en el que se presenta este documento debe ser en vertical. Todos los datos presentes en la misma no pueden aparecer en el mismo sitio, sino que tienen que estar divididos en base a ciertos apartados, según la naturaleza de los mismos.
Más allá de una clasificación de pérdidas o ganancias, habrá que clasificarnos en base a si están relacionados con la actividad normal de la entidad, con gastos extraordinarios, entre otras clasificaciones.
Aquí vamos a ver algunas de las partes más habituales en las que se estructura la cuenta de pérdida y ganancias.
1. Ventas netas
Nos habla de aquellos ingresos que derivan de la actividad habitual de la entidad, aquellos que se han obtenido por los productos o servicios habituales. Una venta neta es el resultado de resultar el precio de venta al Público (PVP) aquellas rebajas o descuentos que se hayan aplicado a lo que se esté vendiendo.
2. Coste de ventas
Este apartado tiene en cuenta aquellos costes que se aplican directamente sobre cada venta. Hay que tener que presente que el nivel de ventas siempre será variable y que dependerá de muchos factores (por ejemplo, del momento del año en el que nos encontremos, de si hemos lanzado un nuevo producto o servicio, de si tenemos alguna promoción especial).
Como las ventas netas serán diferentes, el coste de ventas también variará.
3. Márgenes en bruto
Este apartado nos habla de la diferencia que existe entre los ingresos que hemos conseguido con la relación entre los dos criterios anteriores; es decir, las ventas netas y el coste de las ventas. Nos ayudará a tener más perspectiva sobre la viabilidad de nuestro negocio.
4. Gastos por explotación
A diferencia de los 3 criterios que hemos visto en los puntos anteriores, los gastos por explotación son valores fijos que no están relacionados con el volumen de ventas que obtengamos. Son aquellos gastos que se relacionan con la empresa, que son imprescindibles para que podamos vender o comercializar ese determinado producto o servicio, para conseguir la viabilidad esperada.
No importa de qué empresa estemos hablando, todas aquellas tienen unos determinados gastos de explotación de los que no habrá que olvidarse, incluso aquellas que no gastan mucho. Entre los gastos de explotación más comunes, podemos encontrar aquellos que derivan de la contratación o mantenimiento del personal, del pago de impuestos o tributos, de las campañas de publicidad que hemos iniciado para darnos a conocer ante los clientes, del pago por suministros, entre otros.
5. Dotaciones para amortizaciones
Estas dotaciones son una determinada cantidad económica que se cuenta como si fuese un gasto. Habla de aquel deterioro que experimentarán los elementos relacionados con el funcionamiento habitual de la empresa, por el proceso de producción. Deben tenerse en cuenta, tanto a corto, como a largo plazo.
6. Otros criterios
También existen otros criterios que deberían estar incluidos en la cuenta de pérdidas y gastos, como el resultado de explotación o resultado financiero.
¿Todas las empresas y autónomos están obligados a presentar la cuenta de pérdidas y gatos?
No. Aquellos empresarios o autónomos que no lleven a cabo una actividad comercial, y que no tributen mediante la modalidad de estimación directa, no estarán obligados a presentar estas cuentas en el Registro Mercantil.
Conviene informarse de si es nuestro caso o no, para evitar cualquier sanción por parte de la Administración.
Lugar de presentación y plazo
Se tendrá un plazo de 3 meses para poder elaborar la cuenta de pérdidas y gastos. Las cuentas se deben presentar en el Registro Mercantil, aunque desde Hacienda también tendrán que conocer dicha información, para conocer así que beneficios y gastos tienen las empresas, para determinar si existe o no algún tipo de fraude.
Además, sobre el resultado de las cuentas se calcularán impuestos como el IRPF o el IS.
Si necesitas más información sobre este tema, ponte en contacto con un asesor contable para que te solucione cualquier duda.
