Por pequeño que sea un negocio, la inversión en innovación es clave para su competitividad y productividad. No hablamos de grandes maquinarias ni equipos de profesionales dedicados a la tecnología, sino de aspectos mucho más simples (a priori) que agilizan el día a día de las operaciones de una Pyme. Hablamos de un software ERP, herramientas de gran valor para integrar y gestionar todos los procesos importantes que involucran a una pequeña o mediana entidad. Nombres propios como Sage 200 han pasado a ser el eje central de estas empresas por su capacidad de controlar en tiempo real las finanzas, ventas, inventarios, la logística, los recursos humanos o la atención al cliente.
El tiempo, el gran valor añadido de un software ERP para Pymes
Todas las necesidades de un negocio se integran en un solo lugar, sin embargo, el gran argumento de un software ERP para Pymes pasa por el factor tiempo. El gran impacto positivo de un ERP es en la gestión del tiempo y la productividad. A menudo, las empresas se enfrentan a problemas relacionados con la distribución ineficiente de tareas, la falta de visibilidad sobre el progreso de los proyectos o el incumplimiento de plazos. Con un ERP, estos problemas no desparecen, pero se pueden abordar de manera efectiva, ya que la herramienta recopila y analiza datos continuamente.
De esta manera, los responsables pueden tomar decisiones informadas y ajustar los procesos para maximizar la eficiencia. Sí, nos referimos a responsables en plural, ya que la citada solución de Sage permite la colaboración. Cualquier miembro del equipo puede conectarse y acceder a la información que necesite en cada momento y desde cualquier lugar.
El funcionamiento del software es muy sencillo y se adapta a las necesidades de cada compañía. Es decir, se pueden escoger módulos y usuarios según se quiera, pagando solo por ellos. Además, se puede adaptar a cada forma de trabajo. Los desarrolladores han llegado a un punto en el que los programas diseñados no necesitan casi ni descargas ni instalaciones, ya que todo se gestiona en la nube, de una forma muy segura.
El cumplimiento legal: cero problemas
Más allá de la diversidad de departamentos que puedan trabajar sobre el ERP, la otra gran virtud de esta solución está en el cumplimiento legal. Al estar conectado, el software recibe actualizaciones periódicas para adaptar todos los valores que se gestionan a las normativas aprobadas.
Por ejemplo, en el área de recursos humanos, un ERP facilita la gestión de horarios, vacaciones, bajas y permisos, asegurando siempre el cumplimiento de los reglamentos laborales aprobados por parte de la Administración. Esto no solo reduce el riesgo de sanciones, sino que también mejora el ambiente laboral al ofrecer una mayor transparencia y control sobre las condiciones de trabajo.
En términos más generales, contar con un sistema que permita gestionar de manera integral el capital humano es un factor clave para atraer y retener talento, algo fundamental en un entorno competitivo.
Otros aspectos cruciales a considerar
Y ahora sí, el tercer punto clave está en la capacidad que tiene un software ERP para Pymes para abarcar casi cualquier departamento. Especialmente relevante hoy en día es la logística, especialmente en un mundo donde el comercio electrónico ha transformado las expectativas de los consumidores en cuanto a la rapidez y precisión de las entregas.
Aquí, un ERP se convierte en un aliado estratégico al proporcionar herramientas para gestionar inventarios, planificar rutas de transporte y coordinar la cadena de suministro. La automatización de estos procesos no solo permite reducir costes, sino que también mejora el servicio al cliente, lo que se traduce en una mayor fidelización y, por ende, en un incremento de las ventas.
Qué pensar al integrar un ERP en la organización
Implementar un ERP, sin embargo, no es un proceso que se deba tomar a la ligera. Requiere planificación, formación y un compromiso por parte de toda la organización. Quizás también se necesario contar con algún consultor o asesor en tecnología como Aelis para dar con la solución ideal.
Sea como fuere, el primer paso es identificar las áreas que necesitan mejoras y entender cómo el ERP puede aportar valor. A partir de ahí, es fundamental seleccionar una solución que se ajuste a las necesidades de la empresa y planificar cuidadosamente su implementación. Este proceso debe ser gradual, asegurando que la migración de datos se realice de manera segura y que los usuarios reciban la formación necesaria para aprovechar al máximo las funcionalidades del sistema.
Una vez en funcionamiento, el ERP no solo se limita a ejecutar tareas de manera más eficiente; también proporciona herramientas para evaluar el rendimiento de la empresa y planificar estrategias futuras. Los informes y análisis generados por el sistema permiten identificar tendencias, detectar oportunidades y anticiparse a posibles problemas, lo que facilita una gestión proactiva y orientada a resultados.