Salvo casos muy concretos, la mayoría de las pymes en España disponen de un ERP para gestionar el negocio. La importancia de almacenar y tener controlados todos los procesos hace que esta herramienta sea indispensable, por ello, es muy recomendable examinar todos lo que nos puede ofrecer este software para poder beneficiar a la empresa lo máximo posible. Pero ¿cómo definir a este aliado?, ¿qué es un ERP?
ERP es un término anglosajón que significa Enterprise Resource Planning. Se trata de un software empresarial que permite a las organizaciones gestionar y coordinar todos sus recursos internos, incluyendo finanzas, recursos humanos, inventarios, compras, ventas y otros conceptos. Reunir y poder gestionar esta información clave para un negocio es la principal ventaja competitiva de estos programas.
ERP es sinónimo de automatización de procesos, lo cual ayuda mucho a las empresas a reducir costes y minimizar errores que se cometían en tareas manuales. Desde la llegada de estos programas tiempo atrás se han podido resolver muchos problemas relacionados con la gestión de inventarios o el envío y creación de facturas, entre otras cosas.
Por otro lado, los ERP son muy abrazados por los gerentes y responsables de departamentos, ya que, con todos los datos reunidos en una misma plataforma, se pueden tomar decisiones de una manera más ágil. Con los últimos avances en inteligencia, los últimos modelos permiten disponer de datos clave como las tendencias a seguir o las oportunidades que pueden explorar un negocio en particular. En este sentido, hay que destacar que este tipo de programas han dado un paso adelante en cuestiones de analítica.
Un producto estrella para la transformación digital
Todas las virtudes que ofrece un ERP, así como todo el potencial que puede tener en el futuro, hacen que este software sea un producto estrella en estos años de transformación digital. Si bien el primer eje para digitalizarse consiste en tener una mentalidad distinta, el otro gran argumento reside en la inversión en tecnología.
Este punto hoy es más accesible que nunca gracias al programa Kit Digital aprobado por el gobierno, mediante el cual se está subvencionando entre 6.000 y 12.000 euros para entidades de entre 10 y 49 empleados. Gran parte de esas ayudas tienen un claro destino, pues kit digital ERP debe ser lo más buscado en Google por parte de las pymes en los últimos tiempos.
A partir de aquí, se abre un abanico de posibilidades para la implantación de un ERP. En principio, las grandes empresas dotadas con potentes departamentos informáticos pueden desarrollar un software propio en función de las necesidades internas. Sin embargo, tanto grandes empresas como pymes suelen delegar en terceros agentes la implementación de este tipo de herramientas.
Un sinfín de posibilidades
En el mercado, es clave dar con un proveedor de confianza y con experiencia en el desarrollo de programas de gestión. Los expertos disponen de multitud de ERPs que se adaptan a lo que necesite cada cual. Por ello, la oferta es tan amplia como gestiones puede tener un negocio. Existen, por ejemplo, soluciones específicas para sectores como la industria o la distribución, así como programas que contemplan específicamente el área de Recursos Humanos o finanzas. Según el testimonio de muchos responsables de departamentos financieros, un buen ERP es la joya de la corona de una organización.
Es de prever que las más digitalizadas tengan estos sistemas ya integrados, sin embargo, cabe destacar un programa muy interesante para estos tiempos, como es un software gestión de proyectos, accesible desde el programa kit digital. A través de un ERP de estas características se pueden controlar todas las fases y procesos que intervengan en un proyecto, es decir, su planificación, diseño y ejecución.
Se trata de un programa flexible y dinámico que automatiza procesos y cubre cualquier necesidad de un equipo de trabajo. Objetivos, plazos, compras, recursos y personas son factores en los que se da cita un ERP de gestión de proyectos para aportar el máximo rendimiento posible. Y como en todo proyecto surgen cambios o se alteran tiempos de operativas, un buen programa se adapta también a este tipo de variables.
Al mismo tiempo, la plataforma facilita el trabajo colaborativo y la gestión documental, muy habitual cuando se trabaja squads. Cada miembro del equipo conoce perfectamente la tarea que debe desarrollar y todo está coordinado a través de la herramienta, incluidos los presupuestos que se manejen. Sin duda, un ERP de este tipo escala a nivel estratégico porque supone tener el control absoluto de todo el proceso de un proyecto. Y si a eso le añadimos que las gestiones se pueden llevar a cabo desde cualquier lugar a través un dispositivo móvil, mejor que mejor.