Se conoce por nota de crédito al documento comercial que es usado a la hora de querer contrarrestar o compensar a una factura.
Este documento contable permite a una empresa, de manera simple, corregir un error en una de sus facturas emitidas, por lo que de esta manera habrá un saldo a favor del cliente.
Pudiendo ser este saldo empleado para diversas operaciones como por ejemplo futuras compras, asegurándose así el vendedor no perder ese dinero y subsanar un error en la contabilidad.
El número de facturas que puede llegar a generar en la actualidad una gran empresa en un solo día puede ser abrumador.
Por lo que es común cometer errores a la hora de incluir el importe, el producto a facturar o el nombre fiscal del cliente. Por lo que para solventar estos errores surgió la llamada nota de crédito.
Breve definición de la nota de crédito
Es un documento administrativo, un tipo de factura en este caso, que abona otra factura anteriormente emitida o anula esta de forma definitiva
Siendo emitida por el vendedor, en la cual normalmente se suelen desglosar y detallar los conceptos de la operación, por lo que el comprador dispondrá de un importe a su favor por parte del vendedor.
Características básicas de este documento
La nota de crédito es uno de los documentos contables más utilizados a diario para corregir movimientos de facturas ya emitidas.
Para la contabilidad de una empresa es realmente importante ya que, debido a dicho documento, queda reflejado que el importe que aparece ya no consta en las cuentas de la empresa, debiendo proceder a su devolución.
Por lo tanto, se debe tener en cuenta que el susodicho documento ha de ser enviado al cliente con una copia de la factura que contrarresta, donde se señale claramente el importe a compensar.
Este documento debe contener la misma información que la contenida en una factura, más la razón de por qué se está generando la nota de crédito.
¿Cuándo tendremos que generar una nota de crédito?
Según la Ley es ilegal eliminar las facturas ya emitidas por una empresa. Aunque, debido a diversos motivos, hay situaciones en las cuales deben repararse errores cometidos en las facturas y para ello debe utilizarse la nota de crédito. Permitiéndonos esta indicar la cantidad devuelta al cliente.
Usualmente este tipo de documento es usado en algunos casos como:
- Al subsanar algún error en la cantidad de la factura original, como pudiera ser algún desajuste entre el importe cobrado al cliente y el realmente facturado.
- Alguna devolución de un cliente debido a no estar conforme con el estado del producto entregado.
- Al hacer algún descuento a un cliente sobre el precio de un producto; descuento que no fue indicado en la factura original.
- Al emitir una factura por error que no debía haberse generado.
Por lo que existen distintas causas por las que necesitar emitir este documento.
En la actualidad en uno de los tipos de factura que más se utilizan a nivel mundial sirviendo como comprobante de que una empresa ha enviado a un cliente un documento que acredita la compensación de un valor indicado junto a un concepto que debe aparecer en la misma.
¿Cómo debe hacerse una nota de crédito?
Primeramente, habría que tener en cuenta la información que debemos incluir en la nota de crédito. Esta debe ser la misma que figura en la factura que pretendemos corregir; y, además, deberemos incluir la razón por la que se está generando la nota de crédito.
Con todo lo dicho anteriormente ya hemos señalado varios ejemplos de cuándo debe realizarse este tipo de documento para que resulte sencillo saber cuándo se debe generar una nota de crédito.
Recalcamos que en el momento de hacer una nota de crédito es muy importante tener claro que factura queremos compensar indicándola en la nota de crédito con el número de factura que la identifica.
Respecto al formato de la nota de crédito, debería de ser semejante a nuestras facturas, pero nunca igual, indicando claramente que nos encontramos ante una nota de crédito, realmente la libertad respecto a su diseño es igual a la presente en la actualidad con las facturas, pudiéndose emitir físicamente o bien de manera electrónica.
Actualmente, buena parte de las empresas eligen hacer llegar estos documentos a sus clientes de forma electrónica evitando así el tener que digitalizar estas notas posteriormente si son entregadas en formato físico, ya que hoy la mayoría de empresas maneja su contabilidad a través de un programa informático, facilitando la trazabilidad de toda la documentación. Por lo tanto, las notas de crédito las podrás generar igual que generas tus facturas, en formato tradicional o electrónicamente.
Pero ten en cuenta que en formato tradicional (papel), tendrás más posibilidades de que se traspapelen los documentos que se hayan generado, corriendo el riesgo de que no se pueda justificar más tarde la operación comercial y por ello tener problemas con la contabilidad, por lo que es aconsejable hacerlo por vía electrónica y así tendrás un mejor control de tu contabilidad.
Puede afirmarse, entonces, que una nota de crédito funciona como un justificante emitido por la misma empresa o persona que emitió la factura original a rectificar, ya que con la nota de crédito se justifica la devolución de un valor determinado por un concepto detallado en este mismo documento.
La razón de ser, por lo tanto, de este documento se debe a la inviabilidad legal de eliminar una factura ya emitida. Por ello se debe recurrir al susodicho documento cuando se pretenda anular o corregir una factura.
Por otra parte, tenemos la nota de débito que a diferencia de la de crédito sirve para dejar constancia de un aumento de la deuda de un cliente.
A veces estos conceptos se confunden, ya que los dos son documentos elaborados por empresas para realizar reajustes a cuenta de terceros, debido a que se hayan cometido errores, a que algún cliente haya tardado más de lo acordado en realizar el pago de alguna deuda o porque haya algún cambio en ciertas condiciones que conlleve un aumento o descenso en la cantidad de la operación a realizar.